خيلی از ما ادعا می‌كنيم كه هرگز اوقات‌مان را تلف نمی‌كنيم. جملاتی از قبيل "من استاد   سازماندهی هستم" و "من دقيقا می‌دانم كجا هستم و چه می‌خواهم بكنم" از زبان بسیاری از ما شنيده می‌شود. اما اگر حقيقتا چنين احساسی داريد، بنابراين در اقليت هستيد، چون اغلب مردم وقتی يك روز از کارهای خود نتيجه نگيرند مايوس می‌شوند. ما دوست داريم در طی روز تا آن‌جا كه می‌شود كارهای بيشترو مفید تری انجام دهيم.
تفكر و ايده‌ی مديريت زمان بيش‌تر از صد سال است كه وجود دارد ، اما متاسفانه واژه‌ی مديريت زمان يا Time Management به اشتباه به معنی كاری كه شخص توانايی انجام آن را دارد تلقی می‌شود ، در حالی‌كه زمان، مديريت نمی‌شود و تحت كنترل ما نيست، بلكه ما تنها خودمان و نحوه ی استفاده‌ از زمان را مديريت می‌كنيم. در حقيقت مديريت زمان، يك جور خود مديريتی‌ ست (Self Management). جالب اين‌كه مهارت‌هايی كه‌ برای مديريت خودمان به كار می‌بريم همان‌هايی هستند كه برای مديريت بر ديگران نياز داريم ؛ مثل توانايی برنامه‌ريزی (ability to Plan)، تفويض اختيار (Delegate)، سازماندهی (Organizing)، هدايت (Directing) و كنترل (Control) داشتن هدف ( mission )
برای شروع فرآيند مديريت زمان، دانستن اين‌كه چه جنبه‌هايی از مديريت شخصی ما نياز به بهبود دارند مهم است. در ادامه، مهم‌ترين دلايل كاهش اثر‌بخشی هنگام ‌كار را مطالعه خواهید کرد . آن‌هايی را كه باعث ايجاد بزرگ‌ترين موانع در كار شما می‌شوند علامت بزنيد. به اين عوامل، دزدان زمان گفته می‌شود.

به مسائل زير دقت کنيد، بسيار از راهبران و مديران به آنها "دزدان زمان" مي گويند :

- تلفن هايي که بصورت وقفه (Interruption) در حين انجام کار به شما زده مي شود.
- افرادي که بی وقفه در حين انجام کار وارد معرکه مي شوند و کار شما را متوقف مي کنند.
- جلسات غير ضروري.
- کارهايي که مي توانيد به ديگران محول کنيد ولي با کمال تعجب اين کار را نمي کنيد.
- شک و دو دلي در اتخاذ تصميم و ايجاد يک مشغوليت ذهني براي اينکار.
- تمام نکردن کارها بصورت کامل و سر و کله زدن با تعداد زيادي کار نا تمام.
- صحبت کردن با گروه براي به تفاهم رسيدن در حالي که مي توان با نمايند آن گروه به تنهايي صحبت کرد و به تفاهم رسيد.
- ادامه دادن صحبت هايي که به نتيجه مفیدی منجر نمي شوند.
- نداشتن برنامه کاري روزانه.
- دخالت در کارهاي تخصصی در حالي که آگاهي تخصصی لازم را نداريد.
- خسته بودن و استرس داشتن.
- نا تواني در "نه" گفتن.
- ميز و محيط کاري شلوغ داشتن.

... شما با کمي دقت به مواردي که در بالا به آنها اشاره شد بسادگي خواهيد ديد که چگونه مي توانيد نکات بالا را مديريت کنيد. اگر دقت کنيد بسياري از موارد مطرح شده ، خود ، از جمله کليد هايي براي رفع مشکلات ديگر مي باشند، بعنوان مثال تلفن براي ايجاد ارتباط سريع راه دور مي باشد، ورود افراد به اتاق شما يا برگزاري جلسات عموما" براي هماهنگي انجام کارها مي باشد و ... که به دليل عدم استفاده صحيح نه تنها کمکي در حل مشکلات ما نخواهند کرد بلکه خود براي ما مشکل جديدي خواهند آفريد.
برخي ديگر از موارد ذکر شده به ضعف برنامه ريزي و توانايي هاي شخصي خودمان برمي گردد، مانند عدم توانايي "نه" گفتن، نداشتن برنامه کاري، محيط کاري شلوغ و کثيف، ناتواني در به نتيجه رساندن بحث ها و ... که همه و همه به محدوديت توانايي ما برمي گردد.
راه حل بسيار ساده مي باشد، از يکطرف بايد توانايي هاي خود را بشناسيم و در حد خودمان از توانايي هايمان استفاده کنيم و از طرف ديگر بايد در رودربايستي را کنار بگذاريم. بايد تمرين کنيم که "نه" بگويم، وارد هر کاري نشويم، اگر سرگرم انجام کار مهمي هستيم تلفن هاي غير ضروري را جواب ندهيم يا افراد متفرقه را به حضور نپذيريم و ....
مشاهده مي کنيد که موضوع آنقدرها هم پيچيده يا دشوار نيست و شما با کمي سعي و اراده خواهيد توانست بهترين استفاده را از وقت خود بکنيد.